علت استفاده از نرم افزار تکریم ارباب رجوع

با استفاده از نرم افزار تکریم ارباب رجوع نهایت امنیت و نیز رضایت ارباب رجوع از عملکرد ادارات و سازمان های مختلف فراهم می شود. سازمان ها و ادارات مختلف روزانه با حجم عظیمی از مراجعه کنندگان مواجه هستند. این افراد معمولا جهت ملاقات با شخص خاص ، انجام امور اداری و یا شرکت در یک کنفرانس یا سمینار به سازمان مربوطه مراجعه می کنند.

به جهت حفظ امنیت سازمان و نیز مدیریت رفت و آمدها، افراد مراجعه کننده باید پیش از ورود مورد بررسی قرار گرفته و مدارک آنها چک شود تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری به عمل بیاید. از این رو گیت ورودی و حراست هر سازمانی به عنوان اولین مکانی که ارباب رجوع به آن وارد می شود از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اگر کنترل تردد ارباب رجوع به همان شیوه ی سنتی انجام گیرد نتیجه ی چندان دلخواهی نخواهید داشت. انچه از این روند ایجاد می شود صف طولانی از ارباب رجوع مقابل گیت ورودی است که منتظرند تا به آنها اجازه ی ورود داده شود و کارمندانی سردرگم که مشغول بررسی هویت ارباب رجوع ها و راهنمایی آنها به سمت مکان مورد نظرشان هستند. قطعا این روش هم باعث نیتی ارباب رجوع و هم باعث ایجاد مشکلاتی برای کسانی شده که در قسمت ورودی مشغول به کار هستند می شود. زیرا در این سیستم وقت زیادی از ارباب رجوع گرفته شده و نیز ممکن است در اثر کوچکترین اشتباه افرادی اجازه ورود بیابند که قبلا مشکلاتی ایجاد کرده و به اصطلاح در لیست سیاه سازمان قرار داشته باشند.

چاره ی کار استفاده از نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس می باشد. با استفاده از این نرم افزار جامع می توان رفت و آمد افراد به سازمان ها و ادارات را کنترل نموده و ورود و خروج افراد را به بهترین شکل ممکن مدیریت نمود. نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس امکانات منحصر به فردی در اختیار حراست سازمان ها قرار می دهد و به آنها کمک می کند تا هر چه بیشتر در راستای امنیت سازمان مربوطه و نیز تکریم ارباب رجوع حرکت کنند. با استفاده از این نرم افزار دیگر نیازی به استفاده از کاغذبازی های معمول جهت گرفتن وقت ملاقات، صدور کارت تردد، ثبت تردد ، درخواست آفیش از میزبان و . نیست و تمامی این کارها با بالاترین سطح امنیت و سرعت توسط نرم افزار انجام می شود. در ادامه برخی از ویژگی های این نرم افزار بیان می گردد، پس با ما همراه باشید.

منبع : www.ghadirco.net

ویژگی های نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس

1- درخواست ملاقات به صورت آنلاین : دیگر با مراجعه حضوری به ادارات و ماندن طولانی در صف های انتظار آن هم تنها برای گرفتن یک وقت ملاقات ساده خداحافظی کنید. با استفاده از نرم افزار تکریم ارباب رجوع می توان به صورت آنلاین نسبت به گرفتن وقت ملاقات اقدام نمود. به این صورت که وارد پورتال سازمان مربوطه شده و از طریق نرم افزار درخواست ملاقات خود را ارسال کنید. پس از بررسی درخواست و مدارک شما زمان و ساعت دقیق ملاقات از طریق پیامک یا ایمیل به شما اطلاع رسانی می شود.

2- آفیش سریع و آسان : نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس تنها به امنیت سازمان ها توجه نکرده بلکه راحتی و آسایش ارباب رجوع را نیز مد نظر قرار داده است. در این نرم افزار یک منو برای آفیش سریع طراحی شده است تا میهمانان بتوانند بدون دردسر و با کمترین معطلی به محل مورد نظر هدایت شوند. برای سمینارها و کنفرانس ها نیز امکان ثبت آفیش به صورت گروهی فراهم شده است.

3- ثبت تمامی اطلاعات : یکی از ویژگی های بارز نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس ثبت تمامی اطلاعات مراجعین می باشد. این اطلاعات شامل وسایل همراه، اطلاعات شخصی، مشخصات خودرو ، تعیین دسترسی های لازم مانند گیرد از فیلترهای کاملی عبور کرده و ضریب امنیت سازمان بالا می رود.

4- اسکن مدارک و نگهداری در آرشیو : با استفاده از نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع مدارک مراجعین اسکن و در آرشیو نگهداری می شود. این امکان سبب می شود ارباب رجوع هایی که مراجعه بیشتری به سازمان دارند هربار مجبور به ارائه کارت شناسایی نباشند.

5- کنترل لحظه به لحظه : با استفاده از نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس امکان کنترل لحظه به لحظه ی ارباب رجوع برای مامورین حراست فراهم شده است. این نرم افزار به مامورین حراست کمک می-کند تا تعداد مراجعین حاضر در سازمان، ترددهای ثبت شده توسط ارباب رجوع، تردد کارکنان و میزبانان و خروج مراجعین از سازمان را به صورت لحظه ای رصد کرده و با مشاهده ی کوچکترین مغایرت با اطلاعات ثبت شده سریعا وارد عمل شوند.

6- مدیریت لیست سیاه : همیشه افرادی هستند که باعث ایجاد مشکلات و دردسرهایی برای ادارات و سازمان های مختلف می شوند. با نصب نرم افزار کنترل تردد ارباب رجوع و ثبت لیست سیاه می توانید به راحتی افراد مشکل ساز را شناسایی و از ورود آنها جلوگیری کنید.

7- کنترل تردد ارباب رجوع : با استفاده از نرم افزار تکریم ارباب رجوع اطلس می توانید سطح دسترسی ارباب رجوع را به طور کامل کنترل کنید. این نرم افزار به طور دقیق مشخص می کند که ارباب رجوع از چه گیت هایی می تواند عبور کند، از طریق آسانسور به کدام طبقات می تواند مراجعه کند و یا در صورت وم برای وی کارت تردد موقت صادر کند.

با توجه به آنچه گفته شده نصب نرم افزار تکریم ارباب رجوع تقریبا برای تمامی ادارات و سازمان ها به ویژه سازمان هایی نظیر دادگستری، وزارت خانه ها، شرکت های بزرگ و . که مرا توانند کار خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهند.

نرم افزار رستوران یک انتخاب یا ضرورت؟

استفاده از نرم افزار مدیریت رستوران رفته رفته در حال تبدیل به یک ضرورت برای مدیریت رستوران های می باشد. مدیریت رستوران به دلیل حجم بالای فرایند های جاری یکی از سخت ترین وظایف در حوزه صنایع رستوران داری و هتلداری است. تکنولوژی روز فناوری اطلاعات با معرفی نرم افزار های مدیریت رستوران، توانسته است امکان ارائه بهترین و سریع ترین خدمات را برای مدیران و صاحبان رستوران ها پدید آورد. با افزایش روز افزون مشتری رستوران ها و ترجیح بیشتر مردم به تهیه غذاهای آماده، تقاضای بازار برای نرم افزار رستوران نیز رو به افزایش است. از طرفی افزایش نیاز مشتریان به سفارشات خاص همچون غذاهای رژیمی، درخواست سفارش آنلاین و غیر حضوری، محاسبه کالری غذا و . نرم افزار های مدیریت رستوران را به یک ضرورت تبدیل کرده است.

صنعت رستوران داری، یکی از پر سودترین صنایع است. موفقیت رستوران ها بسیار وابسته به رضایت مشتری است، بنابراین مدیریت مطلوب رستوران و به تبع آن کسب رضایت مشتری یکی از تاثیرگذارترین فرایند ها در سوددهی و مدیریت مالی این کسب و کار است. نرم افزارهای مدیریت رستوران با مدیریت رضایت مشتری در موفقیت سرمایه گذاری در رستوران ها نقش بسزایی دارند. امروزه تجربه مشتری بسیار وابسته به امکانات نرم افزار مدیریت رستورانی است که مورد استفاده قرار می گیرد. همچنین نرم افزار های مدیریت رستوران در مدیریت منابع انسانی در رستوران ها نیز نقش بسیار موثری دارند.

نرم افزار رستوران امکان معرفی لیست غذاها، ثبت سفارش غیر حضوری، سفارش غذا بر حسب شرایط مشتری (غذا های رژیمی و ) و بسیاری دیگر از این دست خدمات را فراهم می آورند. این نرم افزارها، انواع راهکار های مورد نیاز برای رفع دغدغه ها و مشکلات صاحبان رستوران ها و مشتریان را ارائه می دهند. امروزه نرم افزار های مدیریت رستوران با اثبات کارایی در حوزه مدیریتی و فاصله گرفتن از وضعیت یک محصول تجملاتی و تبلیغاتی، در حال تبدیل شدن به بخشی از مطالبات مشتریان از مدیران رستوران ها هستند، چرا که با ایجاد شفافیت در روند خدمت دهی، راحتی و آرامش بیشتری را برای مشتریان فراهم می آورند.

نرم افزار های مدیریت رستوران متعددی در بازار و در دسترس کاربران قرار دارد که امکانات متنوعی داشته و راهکارهای متفاوتی را برای مدیریت فرایند های جاری رستوران ها ارائه می نمایند. دراین میان نرم افزارهایی که جامعیت بیشتر داشته و سهولت بیشتری از نظر کاربر داشته باشند، سهم بیشتری از بازار را به خود اختصاص می دهند.

 نرم افزار رستوران سازمان ها و ادارات

رستوران های مختلف، اامات متفاوتی دارند. رستوران ها بایستی بر اساس نیاز مشتریان خود، فرایند های جاری خود را طراحی و مدیریت نمایند. نیازهای مختلف و فرایند های متفاوت مسبب ایجاد نرم افزار های مدیریت رستورانی متنوعی شده است. به عبارتی نرم افزارهای مدیریت رستوران، راهکارهای متفاوتی را برای مدیریت رستورانها ارائه می دهند و لازم است تا هر رستورانی نرم افزار مدیریتی مناسب نیاز و شرایط خود را تهیه نموده و در اختیار کاربران قرار دهد.

رستوران سازمان ها و ادارات با حجم بالایی از تقاضاهای متنوع مواجه اند. مراجعه روزانه، حجم بالای تقاضا در ساعات مشخص، سلیقه های متنوع و ضرورت مدیریت هزینه ها از جمله پیچیدگی های مدیریت رستوران سازمان ها و ادارت می باشد. از طرفی رضایت مشتریان در این رستوران ها به دلیل رابطه مستقیم با بازدهی و عملکرد کارکنان، اهمیتی دو چندان دارد. در مجموع، مدیریت فرایند های جاری در این دست رستوران ها از پیچیدگی بالایی برخوردار است. مدیریت پرسنل غایب، اعزام شده به ماموریت، پرسنل یا مشتری با سلیقه غذایی خاص، صدور ژتون ها، مدیریت هزینه غذاهای سفارش شده، کوتاه نمودن زمان انتظار در رستوران همه و همه از جمله مواردی است که تهیه و استفاده از یک نرم افزار رستوران جامع و مناسب را در رستوران سازمانها و ادارات ضروری می نماید.

 نرم افزار رستوران غدیر

نرم افزار رستوران غدیر، یکی از جامع ترین نرم افزار های مدیریت رستوران می باشد که ضمن تسهیل فرایند ها، قابلیت ها و امکانات متعددی را در اختیار کاربران قرار می دهد. این نرم افزار که توسط گروهی از متخصصان و با در نظر گرفتن انواع نیاز ها و تقاضاها در رستوران ها طراحی شده است، امکان مدیریت فرایند های جاری رستوران ها را به بهترین شکل ممکن فراهم می نماید. ارائه فهرست غذاها، مخلفات و پیش غذاها، مدیریت مستقل رستوران بر اساس ساختمان های مختلف، تفکیک پرسنل بر اساس شرایط (رژیمی و عادی)، تعریف سطح دسترسی های مختلف، تعریف کارت میهمان و . از جمله امکانات نرم افزار رستوران غدیر است که این نرم افزار را در مقایسه با سایر نرم افزار های مدیریت رستوران متمایز می نماید. این نرم افزار که به صورت تحت وب نیز قابل استفاده می باشد، امکان رزرو آنلاین، هفتگی و تفکیک شیفت های مختلف کاری را فراهم نموده است. این نرم افزار یکی از مناسب ترین نرم افزارها برای مدیریت رستوران سازمان ها و ادارات بوده و در کسب رضایت کاربران خود جایگاه متمایزی دارد. با این نرم افزار امکان مانیتور آنلاین رویداد های داخل رستوران نیز وجود دارد. نرم افزار رستوران غدیر در محیط های ویندوز و اندروید نیز قابل استفاده بوده و دارای محیطی کاربر پسند است. در تهیه این نرم افزار مدیریت رستوران، تلاش شده است تا ضمن فراهم نمودن امکانات مدیریتی مطلوب، حس یک تجربه خوب نیز به مشتریان رستوران منتقل شود.

بهترین اپلیکیشن‌های موبایل حضور و غیاب در سراسر دنیا

امروزه شرکت‌های بزرگ و کوچک، دولت‌ها، سازمان‌ها و ادارات فراوانی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب استفاده می‌کنند. اما در برخی موارد که کارمندان خارج از اداره و سازمان مشغول به کار هستند این سؤال مطرح می‌شود که در چنین مواقعی چگونه می‌توان ساعات کاری را کنترل کرد. اینجاست که اپلیکیشن‌های حضور و غیاب به کمک مدیران صنایع و کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک می‌آیند.

نصب اپ‌های کنترل تردد در دستگاه‌های موبایل هوشمند به شما کمک می‌کند تا کنترل لازم را روی ساعات کاری داشته باشید. این اپ‌ها به ویژه زمانی که کارمندان به نرم‌افزار حضور و غیاب دسترسی ندارند مزیت بزرگی محسوب می‌شوند. برای مثال زمانی که خارج از سازمان مشغول به کاراند، با مشتری‌ها ملاقات می‌کنند یا دائماً در حال سفر هستند. نسخه‌های موبایل اپ‌های کنترل تردد، کاربردی و در هر مکانی قابل دسترس‌اند و با داشتن یک دستگاه گوشی هوشمند می‌توانید آن‌ها را هر کجا به همراه داشته باشید. در مطلب زیر به هفت مورد از برترین اپ‌های حضور و غیاب موبایل دنیا اشاره می‌کنیم.

- اپلیکیشن حضور و غیاب تایم کمپ (Time Camp)

نسخه موبایل تایم کمپ به کاربر کمک می‌کند تا پروژه‌های خاص جدید و پروژه‌های در حال اجرا را به صورت خودکار کنترل کرده و تایم‌ها را به صورت دستی تغییر دهد. این نرم‌افزار کنترل تردد روی دستگاه‌های مجهز به سیستم عامل اندروید و iOS قابل نصب است. این اپ پس از نصب روی دستگاه موبایل، هر ۱۵ دقیقه با حساب کاربری آنلاین شما همگام‌سازی می‌شود. می‌توانید در هر زمان و مکانی به تایم کمپ دسترسی داشته باشید. همچنین این اپ به صورت آفلاین نیز قابل اجرا است و به محض اتصال به اینترنت، خود را با سرور همگام‌سازی کرده و گزارش‌های دقیقی تهیه می‌کند. کاربر به راحتی می‌تواند پروژه‌ها و داده‌های ورودی‌ را وارد کرده و از زمان مورد نیاز برای به انجام رساندن آن‌ها مطلع شود. همچنین می‌توان داده‌های ورودی را تنها با چند کلیک ویرایش کرد و آن‌ها را به صورت با دستمزد و بدون دستمزد دسته‌بندی کرد. از مزایای دیگر این اپلیکیشن، قابلیت ویرایش اطلاعات و برنامه‌های آتی است.

- اپلیکیشن حضور و غیاب تایم داکتر (Time Doctor)

اپ موبایل تایم داکتر برای افرادی طراحی شده که نمی‌توانند در محیط اداره کار کنند یا دائماً در حال سفر هستند. به وسیله این این نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توانید روند پیشرفت کار و ساعات کاری صرف شده برای انجام پروژه‌ها را زیر نظر گرفته و وقت خود را به صورت مؤثر مدیریت کنید. بعلاوه، این اپ دارای قابلیت GPS است که به وسیله آن می‌توانید پیشرفت کار خود و پرسنل و روند انجام پروژه‌های خاص را دنبال کنید.

- اپلیکیشن حضور و غیاب هاروست (Harvest)

نرم‌افزار هاروست که برای دو سیستم عامل اندروید و iOS ارائه شده به شما کمک می‌کند حضور و غیاب پرسنل را دنبال کرده و مدیریت زمان را در دست بگیرید. همچنین با استفاده از اپ موبایل هاروست می‌توان هزینه‌ها و صورتحساب‌ها را ثبت و بودجه را در هر زمان و مکانی کنترل کرد. استفاده از این اپ کنترل تردد آسان است و رابط کاربری روانی دارد.

- اپلیکیشن حضور و غیاب تاگل (Toggl)

تاگل یکی از پرطرفدارترین نرم‌افزارهای حضور و غیاب است. اپ موبایل این نرم‌افزار نیز به راحتی قابل استفاده بوده و نیازی به دانش فنی خاصی در مورد نرم‌افزارهای کنترل تردد ندارد. این اپ مناسب کسانی است که به نرم افزاری ساده برای کنترل ساعات کاری پرسنل خود نیاز دارند. با اپ حضور و غیاب تاگل می‌توانید داده‌های جدید وارد کرده، داده‌های قبلی را دنبال کنید و به گزارش‌ها دسترسی یابید. این اپ جدای از کنترل تردد، دارای قابلیتی برای افزودن دستی داده‌های ورودی نیز هست. همچنین همه داده‌ها به صورت آنلاین با فضای ابری همگام‌سازی می‌شود.

- اپلیکیشن حضور و غیاب دسک تایم (Desk Time)

دسک تایم اپ دیگری است که در هر دو سیستم عامل اندروید و iOS نصب می‌شود. می‌توانید از این نرم‌افزار به صورت آفلاین استفاده کرده و با وصل شدن به اینترنت، آن را با فضای ابری همگام‌سازی کرد. می توانید در هر مکانی به این اپ دسترسی یافته، پیشرفت کاری تیم خود را دنبال کرده و عملکرد شرکت و دیگر داده‌های مورد نیاز را تحلیل کنید. دسک تایم برای همه شرکت‌ها، سازمان‌ها و اشخاص مناسب است و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.

- اپلیکیشن حضور و غیاب کالاماری (Calamari)

اپ کالاماری با هدف مدیریت حضور و غیاب توسعه داده شده ولی به عنوان ابزار مدیریت پروژه نیز کاربرد دارد. از قابلیت‌های این نرم‌افزار می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

- ثبت مرخصی، روزهای تعطیل و دورکاری

- تأیید یا عدم تأیید غیبت کارمندان و تقاضای تایم کاری

- کنترل تردد با استفاده از تکنولوژی آی‌بیکن (iBeacon)

- همگام‌سازی با موقعیت جغرافیایی

- دریافت هشدار این اپ برای مدیریت منابع انسانی بسیار مناسب است. اگرچه کالاماری برای افرادی که قصد دنبال کردن کار تیمی خود را دارند نیز کاربرد دارد.

- اپلیکیشن حضور و غیاب هاب استف (Hubstaff)

هاب استف یکی از پرطرفدارترین ابزارهای کنترل تردد است که به وسیله آن می‌توان تردد و حضور و غیاب پرسنل را مدیریت کرد. رابط کاربری این اپ کاملاً مشابه نسخه دسکتاپ است و کارکردی یکسان نیز دارد. در این اپ موبایلی کنترل تردد، می‌توانید داده‌های جدیدی وارد کرده و وقت خود را مدیریت کنید. همچنین قابلیت ثبت موقعیت جغرافیایی زمان‌های حضور برای افرادی که خارج از اداره مشغول به کاراند قابلیت خوبی است. کلام آخر ممکن است با مقایسه اپ‌های مختلف حضور و غیاب، متوجه تفاوت‌ قابلیت‌های آن‌ها نشوید. با این حال، حتی اپ‌های خاص دارای قابلیت‌های ویژه‌ای هستند که شبیه به یکدیگر به نظر می‌آیند ولی کاربردی متفاوت دارند. پیش از انتخاب اپ‌ها، آن‌ها را در دستگاه هوشمند خود نصب کرده و اطمینان حاصل کنید که نیازهایتان را برطرف می‌کنند. از سوی دیگر اگر تنها به دنبال یک اپ حضور و غیاب ساده هستید می‌توانید هر کدام از اپ‌های نام برده را انتخاب کنید.

نرم افزار حضور و غیاب ، آن دسته از نرم افزارهایی هستند که در دستگاه‌های حضور و غیاب استفاده می‌شوند. هر کدام از این نرم افزارها دارای قابلیت‌های منحصر به فردی هستند که شما می‌توانید با توجه به ویژگی‌هایی که مدنظرتان دارید، یکی از آن‌ها را انتخاب کنید. در این مطلب از وب‌سایت طرح و پردازش غدیر قصد داریم تا به بررسی و مزایای نرم افزارهای حضور و غیاب  بپردازیم؛ پس با ما همراه باشید.

مزایای نرم افزار حضور و غیاب

اکثر نرم افزارهای تحت ویندوز به چند بخش مختلف تقسیم‌بندی می‌شوند. در یک بخش، اطلاعات اولیه سازمان مانند اطلاعات فردی کارمندان، شیفت‌ها و گروه‌های کاری ثبت می‌شوند و در بخش دیگر نرم افزار امکان ویرایش و ذخیره اطلاعات هنگامی که قصد دارید آن‌ها را در یک بانک اطلاعاتی دیگر ذخیره کنید، وجود دارد. همچنین به کمک این نرم افزار می‌توانید ساعات کاری، مرخصی‌ها، اضافه کاری‌ها و مأموریت‌های کارمندانتان را مدیریت کنید. نرم افزار حضور و غیاب دارای ویژگی‌های مختلفی است که در ادامه به معرفی آن‌ها خواهیم پرداخت.

1.محیط کاربری ساده

نرم افزارهای حضور و غیاب باید دارای محیط کاربری ساده‌ای باشند تا افراد مختلف بتوانند به راحتی و بدون نیاز به دانش کامپیوتری خاصی از آن‌ها استفاده کنند. اکثر نرم افزارهای حضور و غیابی که در کشور وجود دارند از زبان فارسی پشتیبانی می‌کنند؛ بنابراین شما می‌توانید بدون هیچ گونه مشکلی از آن‌ها استفاده کنید. همچنین منوی نرم افزارهای حضور و غیاب باید به گونه‌ای طراحی شده باشد که به راحتی بتوان به بخش‌های مختلف نرم افزار دسترسی پیدا کرد.

2.ثبت اطلاعات کارکنان و امکان ویرایش آن‌ها

در این نرم افزارها بخشی برای ورود اطلاعات کارمندان در نظر گرفته ‌شده است که شما می‌توانید به راحتی اطلاعات فردی کارمندانتان را در آن ثبت کنید. همچنین در صورت نیاز امکان ویرایش این اطلاعات نیز وجود دارد. مشخصات کارمندان شامل نام و نام خانوادگی، جنسیت، شماره ملی، شماره کارت ورود و خروج و مواردی از این قبیل می‌باشد.

3.تعریف تقویم کاری کارمندان

برنامه حضور کارمندان در برخی از شرکت‌ها ممکن است متفاوت باشد؛ به همین دلیل در نرم افزارهای حضور و غیاب بخشی را برای تعریف تقویم کاری کارمندان در نظر گرفته‌اند. در این بخش مدیران می‌توانند روزها و ساعت‌هایی را که کارمندان باید در اداره حضور داشته باشند را ثبت کنند.

4.ثبت تعطیلات

در نرم افزارهای حضور و غیاب می‌توان به راحتی تعطیلات تقویم رسمی کشور را وارد کرد. همچنین برخی از شرکت‌ها به صورت توافقی به برخی از کارمندانشان اجازه می‌دهند که بدون حضور در محل کار وظایف خود را انجام دهند به همین دلیل وجود بخشی برای وارد کردن تعطیلات رسمی و یا توافقی در نرم افزارهای حضور و غیاب بسیار مهم است.

5.تعریف شیفت‌های روزانه

در این قسمت از نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز می‌توان روزانه یک برنامه جدا برای کارمندان بخش‌های مختلف تعریف کرد. این قابلیت برای مدیران کارگاه‌ها و کارخانه‌ها می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا برخی از کارکنان آن‌ها در شیفت روز و برخی در شیفت شب فعالیت می‌کنند.

6.ثبت مرخصی و اضافه کاری به صورت روزانه یا ساعتی

یک نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز استاندارد باید دارای منوهای مختلفی باشد که به راحتی بتوان برنامه‌های متعددی را در آن برای ساعات حضور کارمندان تعریف کرد. این قابلیت‌ زمانی اهمیت پیدا می‌کند که تعداد کارمندان شما بسیار زیاد باشد. به همین دلیل وجود بخشی برای ثبت مرخصی‌ها و اضافه کاری کارمندان جهت مدیریت و نظارت دقیق بر تردد آن‌ها ضروری است. همچنین شما می‌توانید در بازه‌های زمانی مختلفی اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارمندانتان را در داخل حافظه‌های جانبی مانند هارد یا فلش مموری ذخیره کنید تا این اطلاعات در صورت بروز هر گونه ایراد احتمالی در عملکرد دستگاه از بین نرود.

7.ویرایش اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان

مدیران شرکت‌ها می‌توانند به راحتی در هر زمانی به اطلاعات مربوط به ورود و خروج کارمندان به وسیله دستگاه دسترسی داشته باشند و در صورت وم آن‌ها را ویرایش کنند؛ زیرا در برخی از روزها ممکن است دستگاه دچار ایرادات فنی باشد به طوری که نتوانید از آن استفاده کنید و یا برخی از کارمندانتان فراموش کرده باشند که اطلاعات ورود و خروجشان را در دستگاه حضور و غیاب ثبت کنند. دلایلی از این قبیل باعث می‌شود که وجود امکان ویرایش اطلاعات در دستگاه‌های حضور و غیاب از اهمیت ویژه‌ای برخوردار باشد.

8.استفاده هم‌زمان چندین دستگاه حضور و غیاب از یک نرم افزار

در سازمان‌های بزرگ که تعداد کارمندان آن‌ها بسیار زیاد است، برای جلوگیری از بروز هر گونه بی‌نظمی و ازدحام در ساعات ورود و خروج کارمندان از چندین دستگاه مختلف استفاده می‌کنند. نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز این قابلیت را دارد که به‌صورت هم‌زمان از چندین دستگاه حضور و غیاب پشتیبانی کند. همچنین این ویژگی برای شرکت‌هایی که دارای شعبه‌های مختلفی در سطح شهر هستند می‌تواند بسیار مفید باشد؛ زیرا اطلاعات مربوط به تردد کارمندانشان به صورت یک جا ذخیره می‌شود و مدیر مجموعه می‌تواند به راحتی به این اطلاعات دسترسی داشته باشد.

9.امکان استفاده از اطلاعات دستگاه‌های حضور و غیاب در نرم افزارهای مالی

مدیران هر بخش می‌توانند به صورت روزانه یا ماهانه یک گزارش کامل از اطلاعات ذخیره شده در دستگاه‌های حضور و غیاب را دریافت کنند. این گزارش‌ها حاوی اطلاعات دقیقی در مورد ساعت‌های کاری، مرخصی‌ها و مأموریت‌های کارمندان است. همچنین این قابلیت به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا حقوق کارمندانشان را بر اساس ساعات کاریشان محاسبه و پرداخت کنند.

10.قابلیت به‌روزرسانی و پشتیبانی از نرم افزار

در حال حاضر بیشتر نرم افزارهای موجود در بازار مانند نرم افزار حضور و غیاب تحت ویندوز قابلیت بروزرسانی دارند. بروزرسانی باعث رفع ایرادات امنیتی در نسخه اولیه نرم افزار می‌شود و این امکان را برای شما به وجود می‌آورد که با نسخه کامل‌تری از نرم افزار کار خود را ادامه دهید. همچنین به شما توصیه می‌کنیم در هنگام خرید نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز به خدمات پس از فروش نیز توجه داشته باشید؛ زیرا ممکن است در هنگام کار با نرم افزار دچار مشکلاتی شوید که خودتان به تنهایی قادر به حل آن‌ها نباشید. در این مواقع وجود پشتیبانی بیست وچهار ساعته می‌تواند به شما بسیار کمک کند.